Nachfolgend rege ich an, über eine gar nicht schwierige, aber zweckdienliche Planungsfrage nachzudenken.

Es geht darum, auch im kleinen Betrieb mit nur wenigen Mitarbeitenden ein System zu implementieren, mit dessen Hilfe alle MitarbeiterInnen nach Plan geschult werden.

Nur wer Schulungen plant, erreicht es, diese zielgerichtet und gesetzeskonform durchzuführen. Hört sich einfach an, aber eine kleine Anforderung stellt es doch dar.  

Erster Schritt: Übersicht verschaffen!

Erstellt eine Übersicht, welche Schulungen grundsätzlich für Euren Betrieb nötig sind!  Zur Lebensmittelsicherheit, aber auch zur Arbeitssicherheit, Brandschutz, Ersthelfer etc. Dies müsst Ihr individuell für Euren Betrieb festlegen. Zum Thema welche Schulungen nötig sind, gibt es bereits einen anderen Artikel! Hilfreich sind auch die Berufsgenossenschaften.

Mit dieser Liste der nötigen Schulungen habt Ihr bereits den ersten Teil der Arbeit erledigt!

Aus den Personalunterlagen könnt Ihr entnehmen, auf welchem Kenntnisstand die einzelnen Mitarbeitenden bereits sind.

In der Regel müssen alle MitarbeiterInnen die Folgebelehrung, die Hygieneunterweisung nach EG VO 852/2004 bzw. LMHV absolvieren. Weiterhin sind Unterweisungen im Arbeitsschutz Pflicht. Zusätzlich sind Unterweisungen im betriebseigenen Hygieneplan Pflicht, wenn diese nicht in die Hygieneunterweisung nach 852/2004 integriert sind.

Siehe auch Basiswissen für GründerInnen Teil 1!

Einen Schulungsplan konkret erstellen

Die einfachste Methode, für den kleinen Betrieb einen Schulungsplan aufzustellen, ist, zunächst eine Excelliste als Übersichtsplan anzulegen mit den Namen der MitarbeiterInnen auf der y-Leiste.

Daraus folgend tragt Ihr oben auf der x-Leiste zunächst die Pflichtschulungen ein, daneben die „Kür“-Schulungen oder freiwillige Schulungen.

Wichtig: Die Bezeichnungen der Schulungen inkl. der Dauer eintragen!

Wenn Ihr ein festes Datum plant, so tragt Ihr dies entsprechend ein. Falls nur mit Zeiträumen gearbeitet wird, so tragt Ihr diese ein.

Hilfreich für kommende Planungen ist es, wenn Ihr Euch im jeweiligen Personalordner ebenfalls eine Excelliste speichert, in welcher fortlaufend erledigte Schulungen eingetragen werden.

Schulungen in den Dienstplan integrieren

Schulungen plant Ihr bitte im Vorjahr! Zunächst schaut Ihr Euch den eigenen Jahresplan an:

Es gibt Monate, welche sich nicht für Schulungen eignen, da zu viele Feiertage oder Brückentage im Kalender stehen, wie z.B. Mai oder Dezember. Sehr wahrscheinlich steht das Datum für die Inventur bereits fest (31.12.? ) und die jährlichen Wartungsarbeiten habt Ihr im Idealfall bereits im Kalender stehen.

Nun zieht Ihr die Ferien bzw. die Urlaube der MitarbeiterInnen ab und findet so die Zeiten, in der die Schulungen stattfinden können.

Dann errechnet Ihr die Anzahl und die Art der nötigen Schulungen, also den persönlichen Schulungsbedarf der einzelnen Betriebsangehörigen. In der Regel müssen alle MitarbeiterInnen die Folgebelehrung, die Hygieneunterweisung nach EG VO 852/2004 bzw. LMHV absolvieren. Weiterhin sind Unterweisungen im Arbeitsschutz Pflicht. Zusätzlich sind Unterweisungen im betriebseigenen Hygieneplan Pflicht, wenn diese nicht in die Hygieneunterweisung nach 852/2004 integriert sind.

Schulungstermine festlegen

Es folgt Eure Überlegung, in welcher Weise die Schulungen stattfinden sollen.

Online? Als Webinar mit Fixtermin oder als Onlineschulung ohne Fixtermin? Es gab eine Zeit vor der Corona-Pandemie -…da wurden alle Schulungen als Präsenzschulungen angeboten. Ich denke, dieses Modell hat sich überholt. Sogar die Berufsgenossenschaften bieten jetzt Onlineseminare an.

Auf Eure Entscheidung, in welcher Weise Ihr den Mitarbeitenden die Pflichtschulungen anbieten werdet, folgt ein schwierigerer Teil des Planungsprozesses:

Ihr ordnet den Termin /die Termine an!  

Es ist wenig zielführend, den MitarbeiterInnen zu sagen: Erledige die Folgebelehrung in KW 13. Dann hört Ihr am Freitag der KW, dass es leider zeitlich nicht geklappt hat.

Die Daten werden im Dienstplan fixiert! Für den jeweiligen Mitarbeitenden organisiert Ihr für die Zeit der Schulung eine Vertretung oder Ihr ordnet Überstunde(n) an. Überstunden für eine Schulung sollten VOR dem Schichtbeginn liegen!

Mein Tipp: Soviel wie möglich mit Onlineschulungen planen!

Auf meiner Schulungsplattform biete ich die Möglichkeit, Euch, bzw. Euren Mitarbeitenden den gewählten Kurs ohne Fixtermin zu absolvieren. Durch ein Teilnahmezertifikat ist es möglich, die erfolgreiche Teilnahme nachzuweisen. Bedeutet: Ihr könnt den Kurs ansetzen, aber Ihr müsst bei mir keinen festen Termin buchen. Der Kurs steht Euch zur Verfügung egal wann dieser absolviert wird. Somit habt Ihr nicht umsonst Geld ausgegeben für einen Kurs, wenn ein MA doch einmal zum festgelegten Zeitpunkt verhindert sein sollte.

Hier geht es zu meinen Schulungen!

Ich biete auch ein tolles neues Format an!

Dokumentation von Schulungen

Wie man Schulungen einfach und rechtssicher dokumentiert, das erkläre ich hier!