Wie lange müssen diese aufbewahrt werden?

Und…was ist überhaupt ein „Dokument„?

Diese Fragen werden mir häufig gestellt! Jedes Mal muss ich schmunzeln. Dann antworte ich meistens mit einem Lächeln und “…Naja, kommt drauf an!“ 😉

Leider ist gesetzlich nur wenig wirklich festgelegt in dem Sinne, dass in einem Anhang oder einem Artikel aufgelistet wäre, welche Dokumente zu führen sind. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass alle Handlungen, welche hygienerelevant sind, inkl. aller Schulungen, dokumentiert werden. Denn:

Die Aufzeichnungen, welche in Lebensmittelbetrieben getätigt werden, dienen dem Nachweis der eigenen guten Hygienepraxis. Also für den „Falle des Falles“: Nur wenn eine Kontrolle oder Tätigkeit mit entsprechenden Arbeitsanweisungen und dem Nachweis der Durchführung dokumentiert ist, kann bewiesen werden, dass gut und sauber gearbeitet worden ist. Daher ist davon auszugehen, dass alle Lebensmittelbetriebe jede hygienerelevante Handlung dokumentieren müssen. Denn nur eine Tätigkeit, welche dokumentiert wurde, ist nachweisbar und gilt somit als durchgeführt.

Wer Lebensmittel produziert, muss noch einmal mehr beachten:

Zahlreiche Betriebe stellen Produkte zur Abgabe an den Verbraucher selbst her. Dies sind zum Beispiel Unverpacktläden, die eine eigene leckere Müslimischung anbieten. Oder Gastronomiebetriebe, welche die eigene schmackhafte Currysauce kreieren und abgefüllt mit Etikett an den Endverbraucher verkaufen. Eine solche Produktion zur Abgabe an den Endverbraucher muss klar und exakt mit Produktionsprotokollen dokumentiert werden, so dass man als Inhaber stets in der Lage ist, sämtliche hergestellten Produktchargen bis zu den Zutaten und deren Lieferanten zurückzuverfolgen.

Was bedeutet „Dokumentation aufbewahren“?

Die Aufbewahrung der nachfolgend aufgelisteten Dokumente muss derart erfolgen, dass bei Fragen hierzu, z.B. im Rahmen einer Kontrolle oder weil ein Notfall eingetreten ist, stets auf die aktuellen bzw. gültigen Dokumente zügig zugegriffen werden kann. Es sollte sichergestellt sein, dass anwesende MitarbeiterInnen darüber informiert sind, wo diese Dokumente zu finden sind, so dass sie diese vorlegen bzw. benutzen können. Ob es sich um handgeschriebene, gedruckte oder digitalisierte Unterlagen handelt, ist unerheblich. Hauptsache verfügbar! Genaue Aufbewahrungs-Fristen werden in den Gesetzen nicht genannt. Jedoch gibt es Empfehlungen vom Bund der Lebensmittelkontrolleure sowie eine als „Gute Praxis“ anerkannte Aufbewahrungsfrist.

Aber…Was ist überhaupt ein „Dokument“?

In meinem Leadauditor-Kurs hieß es: „Nur ein gelenktes und unterschriebenes Dokument ist ein gutes Dokument.“ Nun ja… Als Basiswissen genügt in kleinen Betrieben:

Unterschieden wird zwischen „Vorgabedokumenten“ und „Nachweisdokumenten“.

„Vorgabedokumente“ sind solche Dokumente, in welchen die anzuwendenden Verfahren oder Arbeitsweisen erklärt und vorgegeben werden. Wie diese Dokumente betriebsintern genannt werden, wie z.B. Arbeitsanweisung oder Verfahrensanweisung, ist unerheblich.
„ Nachweisdokumente“ bezeichnen die Dokumentationen, die den Nachweis der Erledigung belegen. Hier kommt also (endlich) die Unterschrift ins Spiel.

Jetzt aber mal zum Punkt! Aufbewahrungsfristen…

Vorgabedokumente sollten mit dem Namen des Autors/ Autorin und dem Datum der Erstellung versehen sein, sowie mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. Nachweisdokumente sind mindestens 2 Jahre aufzuheben.